Personal Recruiting

Bewerbungsgespräche richtig vorbereiten & führen

Neon Schrift - This must be the place

So wird das Gespräch ein voller Erfolg: Tipps für Arbeitgeber

Die passenden Fachkräfte zu finden ist für Unternehmen jedes Mal aufs Neue eine Herausforderung. Deshalb ist es umso wichtiger, das Bewerbungsgespräch effizient zu nutzen, um festzustellen, ob man zusammenpasst. Wer die passenden Antworten erhalten möchte, muss vorher aber die richtigen Fragen stellen. Dazu gehört eine gründliche Vorbereitung – mit diesen Tipps können Sie ihre Gespräche planen und durchführen, und schon bald die passende Besetzung für die ausgeschriebene Stelle finden.

Anforderungen analysieren 

Welche Expertise wird benötigt, wo sind Engpässe und wie sieht die Strategie für die Zukunft aus? Wenn Sie diese Fragen für sich beantworten können, fällt es Ihnen leichter die Anforderungen zu definieren. Dabei sollten drei Punkte bedacht werden:

1. Analyse des Anforderungsbereiches

Je genauer die Zuständigkeiten und Aufgaben definiert sind, desto einfacher wird es später, eine passende Besetzung zu finden. In welchem Bereich werden weitere Ressourcen benötigt und welche Aufgaben fallen dafür an? 

2. Persönlichkeit 

Welche Persönlichkeit wird gesucht? Jemand, der aus sich herausgeht und einen guten Draht zu den Kunden hat? Oder jemand, der vielleicht eher im Hintergrund agiert und hier seine Stärken zeigt? Ein Blick auf bestehende Teams und die einzelnen Individuen kann dabei helfen festzustellen, welcher Typ Mensch ins Unternehmen passt.

3. Die richtigen Parameter finden und Kompromisse eingehen

Unternehmen sollten sich überlegen, welche Eigenschaften am wichtigsten sind – und an welchen Stellen Kompromisse eingegangen werden können.

Bewerbungsgespräche: Die richtige Vorbereitung 

Wenn es klar ist, welche Fachkraft gesucht wird und die Stelle ausgeschrieben wurde, geht es an die Sichtung der Bewerbungen. Für eine erste Sortierung ist eine qualitative Vorauswahl sinnvoll: Welche Kandidat*innen entsprechen dem Stellenprofil und erfüllen die fachlichen Anforderungen? Danach ist Zeit, um einen genaueren Blick auf die Anschreiben und die Lebensläufe zu werfen und aus den Bewerbungen diejenigen herauszufiltern, die zu einem persönlichen Kennenlernen eingeladen werden. Bewerbungsgespräche verlaufen in beide Richtungen: Nicht nur die Bewerber*innen möchten sich hier von ihrer besten Seite präsentieren, auch die Unternehmen selbst wollen in einem guten Licht dastehen und für sich werben, denn in Zeiten von einem anhaltenden Fachkräftemangel müssen die Unternehmen mitunter einiges leisten, um von sich zu überzeugen und geeignete Kandidat*innen für sich zu gewinnen. Im Interview sollten die Wünsche und Vorstellungen offen besprochen werden – und zwar auf beiden Seiten. Zeigen Sie als Unternehmen echtes Interesse und fragen auch an Stellen nach, die vielleicht nicht direkt auf den fachlichen Teil abzielen, aber dafür etwas mehr über die Person dahinter preisgeben. Beide Seiten sollten die Chance aktiv nutzen, um sich kennenzulernen.

Wer nimmt am Gespräch teil? 

Für das Gespräch ist es außerdem sinnvoll, neben den Personalleitenden auch Mitarbeitende aus den verschiedenen Fachbereichen hinzuzuziehen. Diese wissen am besten, was ihre zukünftigen Kolleg*innen können und mitbringen müssen. Damit die Bewerbungsgespräche erfolgreich verlaufen, können folgende Tipps helfen:
Leitfaden für das Bewerbungsgespräch
Mit einem Leitfaden wird das Gespräch strukturiert und alle wichtigen Fragen festgehalten, außerdem können hier Notizen während des Gesprächs eingetragen werden. Für einen organisierten Ablauf kann im Vorfeld geklärt werden, bei wem die Gesprächsführung liegt, wo das Gespräch stattfindet und wer sich z.B. um Belüftung und Getränke kümmert. Ein möglicher Leitfaden kann wie folgt aussehen: 

1. Smalltalk

Wählen Sie einen unverfänglichen Einstieg, zum Beispiel über die Anfahrt oder das Wetter, und klären Sie die Getränkefrage. Dann beginnt die Vorstellung der teilnehmenden Personen und ihre Position innerhalb des Unternehmens. 

2. Kennenlernen

Machen Sie sich einen Überblick über den beruflichen (wenn nötig, auch schulischen) Werdegang und der Berufserfahrung. Fragen Sie, aus welcher Motivation sich Ihr Gegenüber auf die Stelle beworben hat. An diesem Punkt ist genügend Raum, um den Kandidat*innen zu ermöglichen, sich selbst vorzustellen und von sich zu erzählen. 

3. Vorstellung des Unternehmens

Neben einigen Sätzen zum Unternehmen und der Unternehmenskultur können Sie sich hier die Jobbeschreibung näher vornehmen. Welche Aufgaben und Erwartungen sind mit der Stelle verbunden, wie sieht ein möglicher täglicher Ablauf aus, wie gestaltet sich die Zusammenarbeit im Team, wer berichtet an wen? Auch für Grundlegendes wie Arbeitszeiten, Urlaub, betriebliche Benefits und gemeinsame Veranstaltungen (auch außerhalb der Arbeitszeiten) bietet sich hier eine gute Gelegenheit, außerdem sollte an dieser Stelle auch die Vergütung zur Sprache kommen. 

4. Rückfragen

Offene Fragen lassen sich zum Ende hin gut besprechen und sind gute Überleitungen zu weiteren Themen. Gerne wird von den Bewerber*innen nach Weiterbildungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen gefragt. Machen Sie einen guten Eindruck, indem Sie Informationen dazu parat haben und zeigen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden darin unterstützen.

5. Abschluss
  • Wie geht es nach dem Gespräch weiter? Überlegen Sie vorher, mit welchen Informationen und Aussagen Sie sich von den Bewerber*innen verabschieden.
  • Benötigen Sie weitere Unterlagen? 
  • Wie sieht der weitere Prozess aus, gibt es eine zweite und dritte Interview-Runde?
  • Wann bekommen die Kandidat*innen eine Rückmeldung von Ihnen?
  • Wer dient als Ansprechpartner*in während der Wartezeit?

Tipps für die weitere Gesprächsgestaltung 

Die richtige Sitzordnung
Die meisten wissen aus eigenen Erfahrungen, wie unangenehm es sein kann sich wie auf einem Präsentierteller zu fühlen und Rede und Antwort zu stehen. Für eine entspannte und kommunikative Gesprächssituation sind zum Beispiel runde Tische oder Sitzanordnungen über Eck empfehlenswert, an denen keine direkte Hierarchie erkennbar ist.

Eigene Redeanteile möglichst gering halten
Natürlich müssen den Bewerber*innen das Unternehmen und die Stelle vorgestellt werden, allerdings dient das Bewerbungsgespräch vor allem dazu, potenzielle neue Mitarbeitende kennenzulernen. Ein Richtwert von etwa 60-80 % Redeanteil der Bewerber*in sind daher sinnvoll. Um die Nervosität zu verringern und Respekt zu zeigen, sollte man einander ausreden lassen und möglichst nicht unterbrechen.

Den Kandidat*innen entgegenkommen
Um das Bewerbungsgespräch so positiv wie möglich zu gestalten, sollten Unternehmen und Recruiter*innen versuchen, durch Ruhe und Offenheit eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Das gelingt durch Kommunikation auf Augenhöhe und dadurch, die Bewerbenden zu ermutigen, sich Zeit für die Antworten zu nehmen. Auch die eigene Körperhaltung, Gestik und Mimik sollte vom Gegenüber als offen und freundlich wahrgenommen werden. 

Von unzulässigen Fragen absehen
Manche Themen wie Schwangerschaft, Religion, Sexualität oder Vorstrafen sind, sofern sie nicht wirklich von Bedeutung für die Stelle sind, unzulässig und sollten daher nicht gestellt werden. Das bringt die Bewerbenden nur in eine unangenehme Situation und ist für den Job nicht von Relevanz. Auch Fragen, die einen absichtlich unter Stress setzen, sind nicht mehr zeitgemäß und in der Regel unnötig.

Besetzen: Was danach wichtig ist

Wenn die richtige Person für den Job gefunden ist, stehen vertragliche Regelungen an. Dazu gehört zum einen der Arbeitsvertrag, der den Compliance-Standards entsprechen sollte, sowie weitere Dinge wie die betriebliche Altersvorsorge, Kranken- und Rentenversicherung. In den ersten Wochen helfen außerdem Onboardings: Hier bekommen die neuen Mitarbeitenden Einblicke ins Team und in die bevorstehenden Aufgaben vermittelt und können direkt Kontakte zur Belegschaft knüpfen.

Personalberatungen helfen bei der Suche 

Zeit ist Geld – dieser Spruch hat nach wie vor Bestand. Die Suche nach neuen Mitarbeitenden kann sich manchmal ganz schön in die Länge ziehen und die Angst vor einer falschen Entscheidung wiegt schwer. Daher greifen viele Unternehmen auf professionelle Hilfe zurück und wenden sich an Personalberatungsagenturen. Der größte Vorteil hieran ist neben einem großen Netzwerk zu geeigneten Fachkräften, dass die Agenturen sich eingehend mit den Anforderungen der Unternehmen auseinandersetzen. Sie sind Experten auf ihrem Gebiet, kennen die speziellen Anforderungen im Markt und können so in kürzester Zeit eine enge Auswahl an geeignetem Personal finden und sie dem Unternehmen vorstellen. Viele Recruiter*innen greifen bei der Suche auf moderne Technologien wie CV-Parsing und künstliche Intelligenz zurück, um noch bessere Treffer bei der Suche zu erzielen. Dadurch entlasten sie die Unternehmen in einem großen, wichtigen und Zeit einnehmenden Part. Personalberatungen können sich zudem um die vertraglichen Angelegenheiten kümmern und sind auch hierbei eine zuverlässige Hilfe. 

Fazit

Jobinterviews können wegweisende Situationen für Bewerber*innen und Unternehmen sein, um sein Gegenüber von sich zu überzeugen. Mit einer guten Vorbereitung lässt sich ein Gespräch strukturieren und so ein genaues Bild von den Bewerber*innen machen. Um das Unternehmen bei dem Bewerbungsprozess zu entlasten, können qualifizierte Personalberatungsagenturen als Experten hinzugezogen werden und die Suche übernehmen. So sparen Sie als Unternehmen Zeit und mitunter Kosten und profitieren von einer hochwertigen Auswahl an motivierten Kandidat*innen.

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