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Kosten für Freelancer: Darum sollten sie anders kalkuliert werden als für Angestellte

Zahlreiche Unternehmen schrecken vor den hohen Kosten für Freelancer zurück. Warum die Kalkulation anders funktioniert als bei Angestellten.

Immer mehr Unternehmen setzen heute auf die Zusammenarbeit mit Freelancern. Spezialisierungen und Flexibilität sind nur einige der Gründe, aus denen projektweise Auftragsarbeiten ausgelagert werden, anstatt neue Mitarbeiter:innen zu suchen und fest einzustellen. Auf der anderen Seite schrecken jedoch auch immer wieder Unternehmen vor der Zusammenarbeit mit Freelancern zurück, weil sie die hohen Kosten fürchten. Schließlich erscheinen die Stundensätze, die Freiberufler:innen und Gewerbetreibende aufrufen, auf den ersten Blick teurer als die Kosten für Angestellte. Dennoch rentiert sich die Zusammenarbeit mit Freelancern finanziell gerade für Unternehmen, die projektbasiert arbeiten. Warum das so ist und warum Sie die Kosten für Freelancer anders kalkulieren sollten als für Ihre Angestellten, erklären wir Ihnen jetzt.

Welche Kosten fallen für Freelancer an?

Die Kalkulation der Kosten für Freelancer ist denkbar unkompliziert. Es fallen ausschließlich die Kosten an, die der Freelancer nach Abschluss des Projekts oder des vereinbarten Arbeitszeitraumes in Rechnung stellt. Die zu zahlende Umsatzsteuer können Sie außerdem für die eigene Vorsteuer geltend machen. Wie hoch die exakten Kosten für die Zusammenarbeit mit Freelancern ist, hängt zu großen Teilen von der Expertise des Freelancers und der Branche der Tätigkeit ab. Je erfahrener Freelancer sind, desto höher ist auch der Stundensatz oder der Preis für einzelne Tage. Im Schnitt liegt der Stundensatz von Freelancern in Deutschland laut dem Freelancer-Kompass 2021 aktuell bei etwa 94 Euro. Damit bewegt er sich seit 2019 etwa auf dem gleichen Niveau. Der Stundensatz kann jedoch je nach Rolle und Branche variieren.

Warum der Stundensatz von Freelancern sich nicht mit Angestellten vergleichen lässt

Oft neigen Unternehmen dazu, die von Freelancern aufgerufenen Stundensätze mit dem Gehalt ihrer Angestellten zu vergleichen. Ein solcher Vergleich ist jedoch nur bedingt sinnvoll. Schließlich unterscheiden sich nicht nur die Kompetenzen, sondern auch die Arbeitsweisen stark voneinander. Freelancer stellen ausschließlich ihre geleisteten Stunden für ihre Kunden und Kundinnen in Rechnung – welche Arbeiten in dieser Zeit ausgeführt wurden, wird dabei entsprechend aufgeführt. Auf der anderen Seite werden Angestellte monatlich mit einem Fixgehalt bezahlt. Arbeitgeber bezahlen Angestellte nicht nur für ihre tatsächlich geleistete Arbeit, sondern für ihre Anwesenheit. Ein weiterer Grund für die hoch erscheinenden Stundensätze von Freelancern, sind die Kosten, die diese wiederum einkalkulieren müssen, um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Im Gegensatz zu Angestellten haben sie keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Krankheitstage und müssen die vollen Kosten für Kranken- und Rentenversicherung von ihrem Verdienst zahlen – sonstige Arbeitsausfälle wie zum Beispiel Projektlücken müssen Freelancer ebenfalls ausgleichen. Sie müssen zeitliche Puffer für ihre Organisation, Buchhaltung und weitere unbezahlte Aufgaben einkalkulieren, um ihre Kosten decken zu können. Es gibt demnach zahlreiche Faktoren, die den Stundensatz von Freelancern beeinflussen und ihre Situation deutlich von Angestellten abheben.

Unternehmen im Projektgeschäft: Darum sind Freelancer oft die günstigere Wahl

In zahlreichen Branchen arbeiten Unternehmen auf Projektbasis: Architekturbüros, Bauunternehmen oder auch IT-Beratungen. Je nach Art der Projekte ist das Outsourcing einzelner Aufgaben oder Projektabschnitte an dieser Stelle ein interessanter Ansatz. Besonders, wenn die Aufgaben nicht den klassischen Kernkompetenzen des Unternehmens entsprechen oder es einen kurzfristigen Personalengpass gibt, können Freelancer eine gute und oft sogar günstigere Wahl sein. Dafür gibt es gleich mehrere Gründe:

Effiziente Ressourcenplanung nach Projekten

Durch die Zusammenarbeit mit Freelancern beschäftigen Unternehmen sich umfassender mit der Planung ihrer Projekte und der Ressourcen, die dazu benötigt werden. Während Mitarbeiter:innen in Festanstellung häufig unterschiedliche Phasen durchlaufen, in denen es mal mehr und mal weniger Arbeit gibt, werden Freelancer nur dann eingesetzt, wenn die Projektlage es zulässt.

Expertenstatus nutzen

Die meisten Selbstständigen sind Spezialist:innen für ein konkretes Fachgebiet. Besonders, wenn Unternehmen Aufträge übernehmen, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören, ist der Expertenstatus von Freelancern ein großer Vorteil. Angestellten Mitarbeiter:innen ist es in den meisten Rollen kaum möglich, sich so stark zu spezialisieren wie Freelancer. Das wäre schlicht nicht wirtschaftlich für Arbeitgeber. Freelancer hingegen können ihren Expertenstatus für mehrere Kunden und Kundinnen nutzen – gleichzeitig ist es für Unternehmen wirtschaftlich interessanter, Freelancer zu beauftragen statt die eigenen Mitarbeiter:innen zu Spezialist:innen zu machen.

Lohnnebenkosten entfallen

Die Kosten für Angestellte beschränken sich nicht ausschließlich auf das tatsächliche Gehalt, das die Mitarbeiter:innen am Ende des Monats ausgezahlt bekommen. Vielmehr fallen für Arbeitgeber zusätzlich Lohnnebenkosten an, zudem besteht die Verpflichtung zur Unterstützung bei vermögenswirksamen Leistungen und der Ausstattung des Arbeitsplatzes. Freelancer hingehen kosten Auftraggeber:innen ausschließlich so viel, wie auf der Rechnung steht. Um Arbeitsgeräte oder Büroräume können Freelancer sich nach Absprache eigenständig kümmern.

Flexibilität

Unternehmen setzen in der Arbeit mit Freelancern neben Expertenwissen vor allem auf Flexibilität. Besonders in einer projektbasierten Arbeitsweise sind flexible Projektmitarbeiter:innen einer der wichtigsten Faktoren. Je nach Projekt werden unterschiedliche Kompetenzen für unterschiedliche Zeiträume benötigt – flexibel einsetzbare Expert:innen tragen maßgeblich zum Erfolg eines Projekts bei. Gleichzeitig binden Unternehmen sich nicht an Freelancer – während feste Mitarbeiter:innen auch nach Projektabschluss beschäftigt werden müssen, wird die Zusammenarbeit mit Freelancern projektweise geplant, sodass keine anschließenden Verpflichtungen bestehen.

Geringeres Risiko

Durch die hohe Flexibilität und die geringen Verpflichtungen gegenüber Freelancern gehen Unternehmen im Gegensatz zur Suche nach neuen Festangestellten ein geringeres Risiko ein. Gleichzeitig ist der Kostenaufwand im Recruiting geringer – schließlich sind keine Stellenausschreibungen und zahlreiche Vorstellungsgespräche nötig, um Selbstständige zu beauftragen.

Die richtigen Freelancer finden & beauftragen: So funktioniert’s

Es gibt unterschiedliche Wege, Freelancer für einzelne Projekte oder eine langfristige Zusammenarbeit zu finden. Viele Unternehmen greifen für die erste Zusammenarbeit auf Freelancer-Plattformen wie zum Beispiel Freelance.de, Gulp oder Malt zurück. Alternativ verlassen Unternehmen sich gerne auf Empfehlungen anderer Unternehmen, die bereits mit Freelancern gearbeitet haben. Grundsätzlich geht es dabei um das Thema Sicherheit: Auftraggeber:innen wünschen sich eine reibungslose Zusammenarbeit und möchten Fehlgriffe vermeiden. ambass hat es sich als Personalberatung für die Bau- und IT-Branche zur Aufgabe gemacht, Unternehmen mit den passenden Freelancern zusammenzubringen – projektbasiert oder für langfristige Kooperationen. Wir kennen die Verfügbarkeiten und Spezialisierungen zahlreicher Freelancer in der Bau- und IT-Branche und finden den passenden Kontakt für Sie. Sie sind auf der Suche nach Freelancern? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie umfassend und finden eine Lösung für Ihr Anliegen!

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