Projektskalierung richtig umsetzen

Wird der Arbeitsaufwand für ein einzelnes Team zu hoch, setzen viele Unternehmen auf Skalierungsmaßnahmen. Damit lassen sich Aufgaben meist schneller bewältigen, da so mehr Kapazitäten zur Verfügung stehen. Zu einer erfolgreichen Projektskalierung gehört aber auch die richtige Kommunikation und ausgewähltes Personal. Wie Sie in Ihrem Unternehmen mit verschiedenen Methoden Projekte so aufteilen, dass der Arbeitsaufwand reduziert wird und Projekte zuverlässig abgeschlossen werden, erfahren Sie hier.

Überblick über die Skalierungsvarianten

Skalierung bedeutet die Möglichkeit zur Größenveränderung. Dadurch entstehen verschiedene kleine Teams, die gemeinsam für dasselbe Projekt arbeiten. Diese Methode findet im IT-Bereich vor allem bei der Softwareentwicklung und bei Softwaretests statt. Skalierung kann dabei auf unterschiedliche Art und Weise stattfinden, zu den häufigsten Formen zählen dabei die agile, horizontale sowie vertikale Skalierung.

Agile Skalierung

Mit einer agilen Skalierung ist gemeint, dass sich eine lernende Organisation weitestgehend selbst verwaltet und organisiert. Dazu gehört auch, eigenständig Entscheidungen zu fällen und an Entwicklung und Lösungsmöglichkeiten zu arbeiten. Teamleiter und Führungskräfte geben dabei eher am Rande die Richtung und Rahmenbedingungen vor und lassen den Teams großen Spielraum. Bei der agilen Skalierung gilt das Prinzip: die Individuen und deren Interaktionen sind wichtiger als die Prozesse und eingesetzten Tools.

Horizontale und vertikale Skalierung

Allgemein lassen sich bei der Skalierung zwei Vorgehensweisen festmachen: Die vertikale und die horizontale Skalierung. Bei der vertikalen Variante geht es darum, dass mehrere agile Teams an demselben Ausschnitt einer Wertschöpfungskette arbeiten. Horizontale Skalierung dagegen bedeutet, dass der Bereich, für den ein Team verantwortlich ist, innerhalb der Wertschöpfungskette ausgeweitet wird. Auch die Scrum-Methodik wird im Projekt- und Produktmanagement häufig eingesetzt und kommt besonders bei der agilen Softwareentwickung zum Einsatz. Mit ihr lassen sich insbesondere kurzfristige Änderungen schnell umsetzen.

Herausforderungen bei der Projektskalierung

Wird ein Projektteam auf vertikaler oder horizontaler Ebene durch zusätzliche Kapazitäten erweitert, bringt das einige Herausforderungen mit sich. Zuvor kleine Teams müssen sich an die neuen Abläufe innerhalb einer größeren Gruppe gewöhnen, und auch die Kommunikation untereinander bekommt mit einem Schlag viele weitere Verknüpfungspunkte. Dennoch hat eine Erweiterung meistens viele Vorteile, weswegen viele Unternehmen bereit sind, diesen Schritt zu gehen. 

Qualifizierte Fachkräfte gewinnen

Möchten Unternehmen ihre Teams personell aufstocken, sollten sie zunächst in gemeinsamer Absprache mit den Mitarbeitenden definieren, welche weiteren Fähigkeiten benötigt werden. Sind die Anforderungen geklärt, stellt sich danach für viele Unternehmen dieselbe Frage: Woher bekommen sie die passenden Fachkräfte? Da die Suche oft sehr zeit- und kostenintensiv ist, können Personalberatungen an dieser Stelle eine hilfreiche Unterstützung sein und schnell personelle Engpässe füllen. Meist haben sie innerhalb ihrer Netzwerke eine qualifizierte Auswahl an geeigneten Kandidaten, die Erfahrung im Bereich der agilen Softwareentwicklung haben und in kürzester Zeit einsatzbereit sind.

Kommunikationswege festlegen

Sind die Teams aufgestellt, muss geklärt werden, wie sie miteinander kommunizieren – denn je mehr Mitarbeiter, desto mehr Kommunikationspfade gibt es auch. Ein Beispiel: Bei einem Team aus fünf Personen gibt es insgesamt zehn Pfade. Bei zehn Personen sind es bereits 45, und bei 200 Personen 19.900 Pfade. Deshalb ist es sinnvoll, im Vorfeld möglichst viele Kommunikationswege festzulegen und genau zu schauen, welche Teams Absprachen miteinander treffen müssen.

Projektskalierung ins Unternehmen einführen

Eine Skalierung bedeutet auch einen Kulturwandel innerhalb des Unternehmens. Die Herausforderungen können aber gemeistert werden, wenn offen miteinander geredet und gemeinsam nach Lösungen gesucht wird – schließlich wird die Umstellung vor allem von den Mitarbeitenden getragen. Skalierung kann dabei als Prozess verstanden werden, der sich je nach Situation verändert und angepasst werden kann. Deshalb sollte zu Beginn nur so viel skaliert werden, wie es nötig ist.

Individuelle Strukturen brauchen individuelle Lösungen, dennoch gibt es einige Tipps, die bei der Projektskalierung in Unternehmen hilfreich sein können: 

1. Gerade wenn mehrere Teams zusammenarbeiten, sollten die Sprints synchronisiert werden. Das sorgt für eine effektivere Arbeit, ohne dass das eine Team auf das andere warten muss.
2. Bevor die Arbeit an neuen Features beginnt, sollten alle Defects gelöst werden. Sonst besteht die Gefahr sich zu verzetteln.
3. Genauso sollte auch mit der Infrastruktur umgegangen werden. Updates der Server, der Test-Systeme und Nutzung von neuen Interfaces sollten durchgeführt sein und komplikationslos funktionieren, bevor neue Features eingebaut werden.
4. Anschließend kann das Thema der Integrations angegangen werden: An welcher Stelle gibt es Probleme beim Zusammenbringen der Applikationen? Auch diese sollten sofort gelöst werden, statt sich darauf zu verlassen, dass das später schon funktionieren wird.
5. Ganz wichtig ist das Thema Transparenz. Alle Teams müssen alle relevanten Informationen haben, um sinnvolle Entscheidungen zur Optimierung der Gesamtsituation zu treffen. Dafür sollte sich das Product Owner-Team regelmäßig treffen.
6. Modernes Leadership und dezentrale Strukturen: Die Koordination zwischen den Teams sollte genauso eigenständig funktionieren wie innerhalb des Teams. Dazu ist ein richtungsweisender Rahmen sinnvoll. Die Aufgabe des Chief Product Owners liegt nicht mehr in den Entscheidungen, sondern darin, dass die richtigen Product Owner für die besten Erfolgschancen im Team vorhanden sind.
7. Autonome und crossfunktionale Teams sollten möglichst unabhängig voneinander arbeiten. Dabei müssen sie mit den entsprechenden Skills ausgestattet sein, die sie für die Erstellung ihres Produktsegmentes benötigen.

Fazit

Eine Projektskalierung ist für viele Unternehmen eine sinnvolle Methode, um komplexe Projektaufgaben auf mehrere Teams zu verteilen. Dabei steht neben dem Erfolg auch die selbstständige Organisation und Verwaltung der einzelnen Gruppierungen im Vordergrund –

Vorgehensweisen wie die agile, horizontale und vertikale Skalierung sind dabei die am häufigsten gewählten Varianten. Viele Unternehmen setzen auch auf externe Spezialisten, die sie bei der internen Skalierung durch ihr Fachwissen unterstützen. Wenn Unternehmen Projekte skalieren möchten, ist neben ausgewählten Teams auch eine offene und abteilungsübergreifende Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. 

Wenn auch Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Projekte zielführender gestalten können und eine Projektskalierung für Sie in Frage kommt, machen wir uns mit unserem Team gerne auf die Suche nach den passenden Fachkräften. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen schon bald ausgewählte Kandidaten vorstellen können.